Quando o objeto é serviço contínuo com dedicação exclusiva de mão de obra, a Planilha de Custos deixa de ser detalhe e torna-se o eixo da proposta: demonstra a exequibilidade, orienta a execução, ancora repactuações e protege a sua margem. O lado B: a maioria das desclassificações nasce em erros repetidos — e evitáveis — na composição de salários, adicionais, benefícios, provisões, encargos e LDI/BDI.

Este artigo apresenta um roteiro prático para revisar a Planilha de Custos antes de enviar a proposta (ou para sustentar impugnações e recursos), com base na IN SEGES nº 5/2017, em materiais oficiais do Governo Federal e em decisões recentes do TCU. (Serviços e Informações do Brasil)

1) Fundamentos que moldam a Planilha de Custos

IN SEGES nº 5/2017, ainda referência técnica

Mesmo com a Lei 14.133/2021, a IN SEGES nº 5/2017 segue como referência para contratações por execução indireta, principalmente nos serviços com dedicação exclusiva. Ela organiza a Planilha de Custos em módulos (remuneração, encargos/benefícios, provisões, insumos, indiretos/LDI e lucro), orienta a análise de exequibilidade e exige documentação analítica para repactuações. Use sempre a versão oficial/atualizada.

TCU: foco em exequibilidade e coerência técnica

O TCU tem reforçado que a Administração deve aferir a exequibilidade a partir do conjunto da planilha e de suas premissas. Em 2024, o Acórdão 1.207/2024-Plenário (Consulta do MGI) consolidou que não é permitido ao edital determinar a CCT/ACT que o licitante deve adotar; cabe à empresa justificar a norma coletiva aplicável à sua categoria preponderante. Já o Acórdão 436/2022-Plenário discutiu vícios na composição de férias/substituição, ilustrando como erros nas provisões podem afetar o preço e levar à desclassificação.

Critérios de medição e pagamento

A coerência entre estrutura de custos e critérios de medição/pagamento precisa estar clara desde o edital e refletida na planilha — seja por posto/hora, seja por resultados. O Portal de Conhecimento do TCU trata de parâmetros e vinculação a indicadores de desempenho. Ajuste a sua Planilha de Custos ao modo real de medição.

2) Os 7 erros que mais desclassificam — diagnóstico e correção

1) CCT “imposta” ou inadequada ao objeto

Como surge: o edital amarra uma CCT/ACT específica (ou de outra localidade) e o licitante apenas replica, sem checar a categoria preponderante do serviço.

Por que derruba: distorce piso, benefícios e encargos; restringe competitividade; contamina toda a Planilha de Custos. O TCU vedou essa imposição no Acórdão 1.207/2024-Plenário.

Como acertar: identifique a categoria preponderante pelos CBOs e pelo escopo efetivo; adote a CCT aplicável e explicite na proposta (com trechos dos itens de salários/benefícios); se o edital “fechar” a CCT, impugne com base no acórdão.

2) Adicionais de insalubridade/periculosidade mal calculados

Como surge: aplicar insalubridade sobre base indevida (total geral em vez de salário-base), usar percentuais “padrão” sem laudo ou estender periculosidade a funções não caracterizadas.

Por que derruba: muda salário, reflexos e tributos; a análise técnica identifica inconsistências e a proposta cai. Há farta doutrina e comentários especializados (vide análise crítica do Acórdão 436/2022) sobre impactos de adicionais na Planilha de Custos.

Como acertar: (i) adote a base correta definida em lei/CCT; (ii) mantenha laudos por função/ambiente; (iii) calcule reflexos (DSR, férias/13º, FGTS) de forma segregada, com memória de cálculo.

3) Férias e substituição tratadas como “uma rubrica só”

Como surge: lançar provisões de férias e o custo do substituto no mesmo submódulo; confundir provisão mensal (para pagar o 1/3 e o afastamento) com jornada do posto que precisa continuar ocupado.

Por que derruba: o custo do substituto é jornada efetiva, não mera provisão. O Acórdão 436/2022-Plenário debateu vícios dessa natureza e reconheceu que a omissão/erro pode levar à desclassificação.

Como acertar: separe (a) provisão de férias (com 1/3) e (b) custo do substituto (dias de afastamento por posto), com incidências e reflexos próprios; evidencie as premissas.

4) Benefícios subavaliados ou desconformes com edital/CCT

Como surge: valores por dia/colaborador abaixo do previsto; não considerar coparticipação; usar bases de outra praça; esquecer reflexos (p. ex., sobre DSR, férias/13º).

Por que derruba: benefícios formam o núcleo do custo de mão de obra em dedicação exclusiva; inconsistências chamam glosa. As Orientações do Gov.br/Compras deixam claro que a planilha deve ser adaptada com quantidades/valores reais da contratação.

Como acertar: alinhe CCT x edital, explicite quantidades (dias/vales), valores unitários e reflexos; em caso de cláusulas que fixam mínimos, valide como a Administração comparará os itens (regra de desclassificação por item ou global).

5) Provisões rescisórias e encargos sociais/tributários “de prateleira”

Como surge: replicar percentuais de planilhas antigas; ignorar CNAE (RAT/Terceiros), retenções (cessão de mão de obra), regime tributário (Simples x presumido/real) e efeitos de desoneração.

Por que derruba: a soma “no olho” não fecha ao confrontar com holerite e legislação; na repactuação, a falta de memória analítica impede demonstrar variação de custos. A IN 5/2017 exige planilha analítica para repactuar e recomenda organizar a gestão com critérios de medição bem definidos.

Como acertar: parametrize RAT/Terceiros pelo CNAE; trate retenções e CPP (no Simples) conforme o caso; guarde memórias de cálculo (por função e rubrica) desde a proposta.

6) LDI/BDI mal estruturado (indiretos misturados com lucro)

Como surge: juntar despesas indiretas, tributos e lucro em um único “BDI” sem premissas; aceitar tetos percentuais arbitrários; duplicar custos (overhead na remuneração e no LDI).

Por que derruba: sem transparência a Administração não consegue aferir exequibilidade; duplicidades geram glosa. O Manual do STJ (baseado na IN 5/2017) descreve o que são custos indiretos e a importância de separá-los do lucro.

Como acertar: discrimine LDI (estrutura administrativa, supervisão, seguros, utilidades, ferramentas de gestão, EAP, compliance etc.) separado do lucro; explicite premissas e bases de rateio; evite “teto mágico” sem motivação técnica.

7) Critério de medição desalinhado com a Planilha de Custos

Como surge: planilha feita para postos (horas ocupadas) quando o edital medirá por resultado; ausência de reserva técnica para cobrir ausências; metas de desempenho que afetam pagamento sem previsão no custo.

Por que derruba: se a medição não “conversa” com a planilha, a proposta aparenta ser cara ou inexequível. O TCU orienta que critérios de medição/pagamento sejam definidos previamente e coerentes com o objeto.

Como acertar: defina como cada módulo da planilha será coberto pela medição (posto, hora, produção, meta/resultado); calcule substituições e reservas; questione ambiguidades por esclarecimento antes da proposta.

3) Estrutura recomendada da Planilha de Custos (com verificação rápida)

1. Identificação do regime: destaque “serviço contínuo com dedicação exclusiva” na capa e siga a lógica modular da IN 5/2017.
2. CCT/ACT aplicável: informe data-base, pisos, benefícios, abrangência territorial e categoria preponderante; se o edital “amarrar” CCT, mencione a vedação do Acórdão 1.207/2024-Plenário.
3. Remuneração: salários por função (CBO), adicionais (noturno, periculosidade/insalubridade com base de cálculo e laudo), DSR e reflexos.
4. Benefícios: auxílio-alimentação, VT, assistência (com quantidade x valor unitário), coparticipações e reflexos; ajuste à praça do contrato.
5. Provisões: 13º, férias (1/3), substituição de férias (dias de afastamento por posto), verbas rescisórias. Evite mistura “provisão x jornada”. Acórdão 436/2022 como norte. (Pesquisa TCU)
6. Insumos/Reposições: EPIs, uniformes, exames, treinamentos, com vidas úteis e cronograma de reposição.
7. Encargos/Tributos: INSS/FGTS/RAT/Terceiros conforme CNAE; retenções previdenciárias (se aplicável); IRPJ/CSLL/PIS/COFINS (fora do Simples) ou CPP (no Simples).
8. LDI/BDI e Lucro: separe despesas indiretas de lucro; exponha premissas.
9. Medição: amarre a Planilha de Custos ao critério de medição/pagamento; antecipe como metas/indicadores podem reduzir ou majorar o pagamento.
10. Repactuação: guarde memórias de cálculo e versões; a IN 5/2017 cobra analiticidade para justificar variações.

Dica de produção: considere começar a modelagem “de trás para frente” pela medição, adaptando a Planilha de Custos ao que de fato será pago (posto/resultado).

4) Dois acórdãos do TCU citados neste artigo

• Acórdão 1.207/2024-Plenário (Consulta MGI) — Esclarece que o edital não pode determinar a CCT/ACT a ser usada na formação do preço em serviços com dedicação exclusiva. A escolha cabe ao licitante, devendo a Administração avaliar exequibilidade, não “impor” norma coletiva. Link oficial: pesquisa TCU.
• Acórdão 436/2022-Plenário — Discute a análise da Planilha de Custos com foco em férias e substituição, demonstrando como a má composição pode levar à desclassificação. Link oficial: pesquisa TCU.

(Como leitura complementar, há comentário doutrinário que resume e critica pontos técnicos do Acórdão 436/2022, útil para argumentação).

5) FAQ — dúvidas rápidas para acertar a Planilha de Custos

A Administração pode exigir uma CCT específica no edital?

Não. O TCU, no Acórdão 1.207/2024-Plenário, vedou essa prática em serviços de dedicação exclusiva. A empresa adota a CCT aplicável à sua categoria, e a Administração analisa exequibilidade.

Posso “aglutinar” férias e substituição numa rubrica única?

Não é recomendável. Férias são provisão; o substituto é custo de jornada para manter o posto ativo. A confusão pode levar à desclassificação, como demonstrado no Acórdão 436/2022.

Devo usar a planilha-modelo do Gov.br como está?

Use como ponto de partida, sempre adaptando à CCT, escopo, local da execução e regime tributário da empresa. O próprio Gov.br recomenda adequações.

Como alinhar a planilha ao critério de medição?

Mapeie o que será pago (posto, hora, resultado) e distribua os custos pelos módulos de forma coerente. O Portal do TCU traz diretrizes de medição/pagamento e impactos de desempenho.

6) Conclusão (com checklist final)

Uma Planilha de Custos robusta faz três coisas ao mesmo tempo: sustenta a classificação, viabiliza a execução e prepara as repactuações. Para isso, foque em: (i) CCT correta e bem documentada; (ii) adicionais com base e laudo; (iii) férias e substituição separadas; (iv) benefícios com quantidades/reflexos; (v) encargos e provisões parametrizados (CNAE, retenções, regime); (vi) LDI distinto de lucro; (vii) medição compatível com a estrutura de custos; e (viii) memória analítica guardada para revisões e pleitos.

Checklist-relâmpago antes de enviar a proposta:

• CCT/ACT adequada + data-base + pisos + benefícios (sem “CCT de edital”).
• Insalubridade/periculosidade com base correta e laudos.
• Provisão de férias separada do custo do substituto.
• Benefícios parametrizados por quantidade/valor/reflexos.
• Encargos/tributos coerentes (INSS/FGTS/RAT/Terceiros/CPP/retenções).
• LDI (indiretos) separado do lucro, com premissas claras.
• Critério de medição/pagamento alinhado à planilha.

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Referências (links oficiais)

• TCU — Acórdão 1.207/2024-Plenário (Consulta MGI).
• TCU — Acórdão 436/2022-Plenário.
• IN SEGES nº 5/2017 (página oficial); PDF e orientações. (IN SEGES 05)
• Orientações gerais e planilha-modelo (Gov.br/Compras). (Orientações Gerais para PCFP)
• Portal de Conhecimento do TCU — Critérios de medição e pagamento. (critérios de Medição)
• (Doutrina) Manual do STJ — Planilha de Custos/LDI. (Manual de Preenchimento PCFP)

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